Calle 72 N. 7-82, Of. 502 Bogotá, Colombia.
+571 7434217 / +57 3114910942
facosta@dondoctor.com

Ventajas de un sistema de agendamiento online para citas médicas

Ventajas de un sistema de agendamiento online para citas médicas

Agendamiento

Sin importar si es un doctor independiente, un centro médico, o un hospital, es recurrente oír a los Prestadores Médicos preocupados por el alto volumen de llamadas que se quedan sin responder, por los altos costos del Call-Center y por las quejas de los mismos pacientes sobre el proceso de agendamiento de citas médicas.

Hoy vivimos en el mundo de los teléfonos inteligentes, de la conveniencia, de tener todo al alcance de nuestras manos y, sin embargo, el sector salud sigue atrasado ante la nueva realidad.

¿Cómo es posible que un paciente aún no pueda agendar una cita médica a través de internet? El problema, es que los Prestadores Médicos siguen operando con tecnologías de comienzo del siglo pasado cuando podrían estar utilizando las nuevas tecnologías digitales facilitando su operación, la vida de los pacientes y siendo más rentables.

Por lo tanto, estando de acuerdo en que llegó la hora de que los Prestadores Médicos avancen en la dirección de la digitalización, ahondemos en cómo un sistema de agendamiento en línea contribuye en la satisfacción del paciente y en la rentabilidad del Prestador. 

Agendar sin interactuar con nadie, a cualquier hora y en cualquier lugar

Un sistema de agendamiento online se convierte en un canal adicional que permite a los pacientes agendar una cita de forma rápida, eficiente y sin necesidad de interactuar con ningún funcionario de la IPS.

Adicional a esto, no limita al paciente a llamar en horario laboral, sino que lo permite agendar en el momento en que mejor le quede y no cuando el Call Center esté abierto.

En análisis iniciales, se ha encontrado que en Prestadores que cuentan con agendamiento digital, 60% de las citas agendadas online ocurren en horarios no laborales; es decir cuando el Paciente puede, no cuando le toca. 

Descongestión del Call Center 

Uno de los principales motivos de congestión de los Call Centers de las Clínicas, son la cantidad de llamadas para averiguar si la IPS tiene convenio con su aseguradora; si atiende un servicio; consultar disponibilidad de horarios; preguntar por la agenda de un doctor en específico; y preguntar por la preparación de servicio, entre los principales. 

Un sistema de agendamiento online soluciona gran parte de esta congestión, ya que permite al Paciente consultar toda esta información a la vuelta de un clic.

El paciente ahora podrá consultar cualquier servicio, profesional o especialidad, y el sistema le permitirá filtrar automáticamente la disponibilidad de agenda y servicios contratados de acuerdo con su aseguradora. 

Disminución de citas perdidas

Las citas perdidas, es decir los pacientes que por X o Y motivo no llegan a la cita, son un problema monumental para el sistema y es normal ver Prestadores Médicos con niveles de citas inasistidas entre el 16% y el 30%.

Los principales retos que se desprenden son: Oportunidad para el paciente (pacientes que necesitan ver al médico deben esperar muchos días); Eficiencia económica para el prestador (pues sólo le pagan por evento ocurrido); Y de estado de salud de los pacientes pues un paciente que por algún motivo necesitaba ver al doctor, no llegó a su cita.

Por su parte, el agendamiento online contribuye a este problema gracias a dos factores fundamentales.

Confirmaciones y recordatorios:

Con total seguridad un sistema de agendamiento online enviará confirmaciones y recordatorios de todas las citas a través de distintos medios como SMS, WhatsApp, correo electrónico, o mensajes de voz automatizados

Facilidad de reprogramación o cancelación:

Si un paciente no va a poder asistir a su cita, puede cancelarla o reprogramarla a la vuelta de un clic sin necesidad de pasar nuevamente por el tortuoso camino del Call Center

Interoperabilidad con otros sistemas

Una queja constante de los prestadores médicos es que sus sistemas base de gestión no permiten interoperabilidad con otros sistemas.

Esto es recurrente y se debe a que la mayoría de las empresas de software en el sector salud no han evolucionado a la misma velocidad de las exigencias de los Pacientes.

Por la misma naturaleza de su función, los sistemas de agendamiento online están alojados en la nube y deberían estar desarrollados en las últimas tendencias de lenguajes de programación.

Esto permite que sean de fácil integración con cualquier otro sistema que la IPS quiera implementar o cumplir con exigencias de interoperabilidad de otros aliados como las Aseguradoras. 

Es claro que un sistema de agendamiento online no reemplazará en su totalidad la necesidad del contacto humano, no. En ciertos casos siempre habrá la necesidad, pero si se convierte en un canal 24/7 de interacción con los Pacientes con beneficios en la satisfacción de estos, en la descongestión de las líneas telefónicas y en la disminución de las citas perdidas.

Gracias a estos resultados, aunque en un inicio pueda parecer un costo adicional, rápidamente se pagara por sí sólo y generará ahorros a la IPS.

¿Ha revisado últimamente cuánto le está costando el personal dedicado a atender llamadas o lo que ha dejado de recibir por pacientes que no llegan? 

Responda nuestra encuesta de reactivacion de servicios médicos aquí