Uno de los principales retos que enfrentan los administradores y gerentes de Clínicas con más de una sede, es cómo controlarlas de forma eficiente ofreciendo consistencia en la calidad del servicio y experiencia del paciente.
Sin embargo, no es raro encontrarse con formatos de reporte diferentes en cada clínica, software que funcionan por separado y no centralizan la operación, o esfuerzos en áreas de mercadeo o administrativas siendo llevadas por separado en cada sede.
La buena noticia, es que aplicando prácticas sencillas y comunes en otras industrias, se puede dar un gran paso; para esto los administradores se deben concentrar en la automatización, estandarización y centralización para poder tener un control exitoso.
1. Estandarice y suba sus sistemas a la nube
El primer paso que debe tener en cuenta es que todas las sedes o unidades deben operar con el mismo sistema de gestión para todas las Clínicas, pero, además, que la información que este sistema recoja sea consolidada en tiempo real. Para esto, sistemas que estén alojados en la nube le darán mayor flexibilidad para consultar y hacer seguimiento a toda la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Hasta hace unos pocos años se requería la compra de costosos servidores y de complejas parametrizaciones para que la información de las distintas clínicas se pudiera consolidar.
Hoy en día los sistemas en la nube han revolucionado no sólo la velocidad a la que podemos acceder a la información, sino que ha disminuido drásticamente los precios y la facilidad de parametrización. Recuerde, tener la información agregada, consultable y en tiempo real, ya no es un beneficio de pocos, sino una nueva norma para todos.
2. Cree Equipos Centralizados
Departamentos como Recursos Humanos, Contabilidad, Administrativos, Ventas y Comercial son una parte pequeña como proporción de la totalidad del recurso humano, pero tienen un rol muy importante por el simple hecho de que manejan recursos económicos. Para manejar varias clínicas de una misma marca, es aconsejable que este equipo sea centralizado y transversal a todas las clínicas ya que esto permite que las distintas estrategias se ejecuten de forma estandarizada; que los aprendizajes de una de las clínicas se trasladen rápidamente a las otras; y demanda que el equipo gerencial siempre este en contacto con la realidad de las clínicas y no simplemente administrando desde una oficina central.
3. Automatice sus Clínicas con Software que satisfaga sus necesidades
Un sistema base de gestión para sus Clínicas es fundamental.
Un único software que le permita centralizar todas las clínicas es fundamental para controlar el funcionamiento del día a día o monitorear los objetivos estratégicos.
Esto le permitirá medir temas tan sencillos, pero tan importantes como el número de pacientes que están agendados cada día, la historia clínica, la agenda de cualquier doctor sin importar en qué sede se encuentre.
Adicional a esto, es importante conseguir sistemas que satisfagan sus necesidades de información; no sólo que le muestren estadísticas básicas, sino que le permitan jugar con la información que sus IPS recogen. Por ejemplo, ¿Cuál es la oportunidad en el agendamiento de un servicio determinado con un Convenio en específico?; o ¿Cuál es la edad promedio y Aseguradora de los pacientes de su servicio más rentable?; o ¿Cuál ha sido la evolución de sus pacientes particular ante la entrada de un nuevo convenio con una EPS? Así nos podríamos quedar mucho más tiempo, pero lo importante es que Usted como administrador de una IPS entienda la relevancia de esta información y que exija que sus sistemas de información se la puedan proporcionar en tiempo real.
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